Transport Management System (TMS): Pengertian, Fungsi, Manfaat & Cara Kerja – Manajemen transportasi adalah kunci pengiriman yang tepat waktu, efisien, dan andal. Tapi dengan kompleksitas logistik yang terus meningkat, dibutuhkan sistem yang mampu menyederhanakan proses. Di sinilah Transport Management System (TMS) berperan. Apa itu TMS, dan mengapa sistem ini kini begitu penting dalam rantai pasok modern?
Pengertian Transport Management System (TMS)
TMS (Transportation Management System) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam merencanakan, menjalankan, melacak, dan mengoptimalkan proses pengiriman barang. Tujuan utama dari TMS adalah meningkatkan efisiensi operasional transportasi, mengurangi biaya, serta meningkatkan visibilitas dan kepuasan pelanggan.
Menurut jurnal Transportation Research Part E: Logistics and Transportation Review (2016), Transport Management System adalah sistem perangkat lunak yang mendukung proses pengambilan keputusan transportasi dengan menyediakan fungsi-fungsi seperti perencanaan dan optimasi rute, alokasi dan penjadwalan kendaraan, pemilihan dan evaluasi penyedia layanan logistik, pemantauan dan kontrol pengiriman, audit dan pembayaran pengiriman, serta analisis kinerja transportasi.
TMS biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur, distributor, penyedia layanan logistik pihak ketiga (3PL), dan perusahaan e-commerce yang menangani pengiriman dalam jumlah besar atau memiliki jaringan distribusi luas.
Baca Juga: Warehouse Staff: Definisi, Tugas, dan Gajinya
Manfaat TMS Bagi Bisnis
Dalam mengadopsi TMS, sistem ini dapat memberikan atau menawarkan banyak manfaat strategis bagi perkembangan perusahaan, antara lain:
- Efisiensi Operasional
TMS memungkinkan otomatisasi dalam penjadwalan, pemilihan rute terbaik, dan pengelolaan armada sehingga meminimalkan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dalam proses pengiriman. - Penghematan Biaya
Dengan kemampuan untuk membandingkan tarif pengiriman dari berbagai penyedia jasa, perusahaan dapat memilih opsi paling ekonomis. - Visibilitas Real-Time
TMS menyediakan pelacakan pengiriman secara langsung, memungkinkan perusahaan dan pelanggan mengetahui posisi barang setiap saat. - Analisis dan Pelaporan
Data dari TMS dapat digunakan untuk menganalisis performa pengiriman, mengevaluasi efektivitas armada, dan membuat keputusan berbasis data. - Peningkatan Layanan Pelanggan
Dengan informasi pengiriman yang akurat dan transparan, pelanggan merasa lebih percaya dan puas terhadap layanan perusahaan.
Mengapa Transport Management System (TMS) Sangat Penting untuk Bisnis?
Dalam lanskap logistik modern yang kompetitif, TMS menjadi aset strategis. Perusahaan yang masih mengelola pengiriman secara manual akan kesulitan bersaing dalam hal kecepatan, akurasi, dan efisiensi.
Selain itu, regulasi transportasi yang terus berkembang, kenaikan harga bahan bakar, dan kebutuhan konsumen akan layanan pengiriman cepat menjadi tantangan nyata yang hanya bisa diatasi dengan sistem otomatis dan terintegrasi seperti TMS.
Contohnya, dalam industri e-commerce yang memprioritaskan pengiriman cepat dalam 1–2 hari, perusahaan yang tidak memiliki Transport Management System yang baik akan kesulitan memenuhi SLA (Service Level Agreement) dan mempertahankan kepuasan pelanggan.
Komponen Transport Management System (TMS)
Sistem TMS biasanya terdiri dari beberapa modul utama yang saling terintegrasi:
- Perencanaan Rute dan Penjadwalan
Menentukan rute paling efisien, meminimalkan jarak tempuh, dan mengoptimalkan waktu pengiriman. - Manajemen Tarif dan Biaya
Membantu membandingkan tarif antar vendor transportasi serta memantau biaya pengiriman. - Pelacakan Pengiriman
Memberikan informasi real-time terkait lokasi dan status pengiriman. - Manajemen Armada
Mengelola kendaraan milik perusahaan (jika menggunakan armada sendiri), termasuk perawatan dan penjadwalan pengemudi. - Integrasi Dokumen
Otomatisasi dokumen penting seperti surat jalan, invoice, dan dokumen bea cukai. - Dashboard dan Analitik
Menyediakan visualisasi performa pengiriman, laporan efisiensi, serta KPI logistik lainnya.
Baca Juga: Perencanaan Logistik: Pengertian, Mengapa Penting, Komponen dan Prosesnya
Cara Kerja Manajemen Transportasi (TMS)
Cara kerja TMS dapat diringkas dalam beberapa tahap utama:
- Perencanaan Pengiriman
Sistem merencanakan pengiriman berdasarkan pesanan yang masuk, termasuk rute, jadwal, dan moda transportasi yang digunakan. - Pemilihan Vendor Transportasi
TMS membandingkan harga dan layanan dari berbagai penyedia jasa pengiriman, lalu merekomendasikan yang paling sesuai. - Eksekusi Pengiriman
Sistem mengelola proses pemuatan, pengiriman, dan pencatatan seluruh aktivitas dalam satu sistem terpusat. - Pelacakan dan Monitoring
TMS memberikan visibilitas secara real-time, baik untuk perusahaan maupun pelanggan, termasuk estimasi waktu tiba. - Evaluasi dan Analitik
Setelah pengiriman selesai, TMS menyimpan semua data untuk keperluan audit, evaluasi performa, dan perencanaan strategis selanjutnya.
Studi Kasus: Perusahaan Distribusi FMCG
Sebuah perusahaan distribusi barang FMCG (Fast Moving Consumer Goods) di Jakarta mengalami tantangan dalam mengelola pengiriman harian ke lebih dari 200 titik distribusi. Penggunaan spreadsheet dan komunikasi manual menyebabkan keterlambatan, rute pengiriman yang tidak efisien, serta tingginya biaya operasional.
Setelah menerapkan sistem TMS yang terintegrasi dengan ERP dan GPS armada, perusahaan mampu menurunkan biaya logistik hingga 18% dalam 6 bulan pertama. Selain itu, tingkat ketepatan pengiriman meningkat dari 78% menjadi 95%, dan pengemudi dapat dipantau secara real-time. Hal ini berdampak langsung pada kepuasan pelanggan dan loyalitas mitra distribusi.
Kesimpulan
Jika bisnis Anda memiliki pengiriman dalam skala besar, saatnya mempertimbangkan penggunaan Transport Management System (TMS).
Salah satu TMS terbaik yang bisa Anda gunakan adalah Mobitech, TMS berbasis kecerdasan buatan (AI). Mobitech menawarkan fitur smart route planning, pelacakan real-time, dan dashboard analitik intuitif. Dengan Mobitech, bisnis Anda dapat mengambil keputusan lebih cepat, memangkas biaya logistik, dan memastikan setiap pengiriman berjalan optimal dari awal hingga akhir.
