Delivery Order: Pengertian, Manfaat & Prosesnya

Delivery Order: Pengertian, Manfaat & Prosesnya – Dalam dunia logistik dan distribusi barang, istilah Delivery Order (DO) sering kali digunakan. Namun, banyak pelaku bisnis—terutama yang baru memulai—belum sepenuhnya memahami apa itu Delivery Order dan bagaimana perannya dalam kelancaran rantai pasok. Artikel ini akan membahas secara lengkap pengertian, manfaat, dan proses kerja dari dokumen penting ini.

Pengertian Delivery Order

Delivery Order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual atau penyedia barang kepada pihak pengangkut atau logistik untuk mengantarkan barang kepada pembeli sesuai pesanan yang telah dibuat. Dokumen ini merupakan bukti bahwa barang siap dikirim dan menjadi panduan dalam proses pengiriman.

Definisi menurut Investopedia menyebutkan bahwa delivery order adalah dokumen yang menginstruksikan pengiriman barang ke penerima yang ditunjuk. Dokumen ini bisa digunakan dalam konteks pengiriman lokal maupun internasional. Selain itu, International Chamber of Commerce (ICC) menyatakan bahwa delivery order memberikan instruksi kepada pihak ketiga, seperti perusahaan logistik atau agen pelabuhan, untuk melepaskan barang kepada pihak yang berwenang berdasarkan kontrak.

Manfaat Delivery Order

1. Meningkatkan Kejelasan & Transparansi

Salah satu nilai utama dari delivery order adalah kemampuannya dalam meningkatkan transparansi antar pihak yang terlibat. Dalam satu dokumen, semua informasi penting seperti detail penerima, jenis barang, jumlah, waktu pengiriman, hingga rute dapat ditampilkan secara jelas. Kejelasan ini tidak hanya mengurangi potensi miskomunikasi, tetapi juga meningkatkan rasa percaya antara pihak penjual, pengangkut, dan pembeli. Semua pihak memahami peran dan tanggung jawabnya masing-masing, sehingga proses pengiriman dapat berjalan dengan lebih lancar dan minim konflik.

2. Mempermudah Pelacakan Pengiriman

Dalam era digital saat ini, pelacakan pengiriman menjadi hal penting untuk memastikan barang sampai tepat waktu. Delivery order memberikan referensi nomor atau ID unik yang memudahkan sistem untuk memantau pergerakan barang dari gudang hingga ke tangan penerima. Bagi perusahaan, fitur ini sangat berguna dalam membuat laporan operasional, menyusun perencanaan logistik, hingga menganalisis efisiensi jalur distribusi. Sementara bagi pelanggan, kemudahan pelacakan meningkatkan kepercayaan dan pengalaman positif selama proses pembelian.

3. Bukti Resmi untuk Pengiriman

Delivery order bukan hanya alat bantu operasional, tapi juga memiliki kekuatan sebagai dokumen legal. Dalam banyak kasus, dokumen ini menjadi dasar validasi atas transaksi pengiriman barang. Apabila terjadi sengketa atau kesalahan dalam pengiriman, delivery order dapat digunakan sebagai bukti yang menunjukkan rincian dan persetujuan awal dari semua pihak. Keberadaan dokumen ini membuat proses bisnis menjadi lebih tertib, transparan, dan bertanggung jawab secara hukum.

Tahapan Proses Delivery Order

1. Pembuatan Pesanan oleh Pembeli

Proses dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan barang ke penjual.

2. Verifikasi Pesanan oleh Pemasok

Penjual memeriksa ketersediaan barang, harga, dan jadwal pengiriman.

3. Pembuatan Delivery Order

Setelah pesanan disetujui, dokumen delivery order dibuat berisi detail seperti nama penerima, alamat, jumlah barang, dan informasi penting lainnya.

4. Persiapan & Pengecekan Barang

Barang disiapkan sesuai dengan isi DO. Proses ini mencakup pengepakan, pelabelan, dan pemeriksaan kualitas barang.

5. Pengiriman Barang

Barang dikirim menggunakan armada pengangkut atau kurir sesuai jadwal dan alamat yang tertera pada delivery order.

6. Pelacakan Proses Pengiriman

Perusahaan atau pelanggan dapat memantau pengiriman menggunakan sistem pelacakan berbasis DO.

7. Verifikasi & Bukti Tanda Terima

Setelah barang diterima, penerima menandatangani dokumen atau menggunakan tanda terima digital sebagai bukti bahwa barang sudah sampai.

Keuntungan Menggunakan Delivery Order

1. Meminimalisir Kesalahan dalam Proses Pengiriman

Dengan struktur informasi yang jelas dan terstandarisasi, delivery order membantu mencegah terjadinya kekeliruan seperti pengiriman barang ke alamat yang salah, pengiriman produk yang tidak sesuai jumlah, atau pengiriman di luar jadwal yang ditentukan. Dokumen ini menjadi alat kontrol bagi staf gudang dan tim logistik dalam memverifikasi dan mengecek ulang setiap langkah pengiriman sebelum barang benar-benar berangkat.

2. Memaksimalkan Efisiensi Operasional Perusahaan

Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat, efisiensi menjadi kunci. Delivery order berperan sebagai penghubung yang menyatukan alur kerja antara bagian penjualan, gudang, hingga logistik. Dengan adanya sistem yang terdokumentasi, perusahaan dapat mengurangi duplikasi kerja, mempercepat proses pengecekan, serta mengefisiensikan waktu dan tenaga. Hal ini pada akhirnya berpengaruh pada penghematan biaya operasional.

3. Meningkatkan Akuntabilitas & Profesionalisme

Setiap dokumen delivery order biasanya melibatkan tanda tangan dari pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pengiriman. Ini menciptakan jejak audit yang dapat dilacak dan dipertanggungjawabkan. Dengan begitu, setiap pihak akan bekerja lebih profesional karena tahu bahwa setiap tindakan mereka tercatat dan dapat diaudit kapan pun dibutuhkan.

Perbedaan Delivery Order dan Delivery Note

Meskipun sekilas mirip, delivery order dan delivery note memiliki perbedaan fungsi dan penggunaan:

• Delivery Order:
  
  • Dibuat oleh penjual atau pemasok sebelum melakukan pengiriman.
    
  • Berfungsi sebagai perintah pengiriman barang.
    
  • Digunakan secara internal dan kepada pihak logistik.
    
• Delivery Note:
  
  • Diberikan kepada pembeli bersamaan dengan barang.
    
  • Berfungsi sebagai konfirmasi barang yang diterima.
    
  • Biasanya ditandatangani oleh penerima.

Kesimpulan

Delivery order bukan hanya sekadar dokumen pengantar, melainkan komponen penting dalam sistem logistik modern yang memastikan transparansi, efisiensi, dan akurasi pengiriman. Pengelolaan DO yang rapi membantu menghindari kesalahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan Mobitech.id, proses delivery order menjadi lebih efisien dan terorganisir. Sebagai platform Transport Management System (TMS), Mobitech menghadirkan solusi digital terintegrasi yang menyederhanakan seluruh proses logistik—mulai dari input pesanan, penerbitan DO otomatis, manajemen armada, hingga pelacakan pengiriman secara real-time. Semua terhubung dalam satu sistem yang membantu merapikan dokumentasi, mempercepat distribusi, serta memberikan kontrol penuh terhadap operasional pengiriman. Hasilnya, bisnis Anda dapat meraih efisiensi yang lebih tinggi, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Temukan solusi lengkapnya di mobitech.id.