Divisi Logistik: Pengertian, Tugas & Perannya – Dalam sebuah perusahaan, kelancaran proses distribusi, pengangkutan barang, penerimaan bahan baku (inbound), hingga penyimpanan di gudang bukanlah hasil dari kerja satu bagian saja. Semua proses tersebut membutuhkan koordinasi yang solid dan sistematis, yang menjadi tanggung jawab utama divisi logistik. Tanpa manajemen logistik yang terstruktur, risiko keterlambatan, kelebihan stok, atau bahkan gangguan pada rantai pasok akan semakin besar. Divisi logistik hadir sebagai pengatur alur barang dan informasi, memastikan setiap proses berjalan efisien dan saling terhubung mulai dari hulu hingga hilir.
Pengertian Divisi Logistik
Divisi logistik adalah bagian dari suatu organisasi atau perusahaan yang bertanggung jawab terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap pergerakan dan penyimpanan barang, jasa, serta informasi dari titik awal hingga ke konsumen akhir. Tujuan utamanya adalah memastikan proses distribusi berjalan secara efisien, ekonomis, dan tepat waktu.
Pengertian berdasarkan Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP) mendefinisikan logistik sebagai bagian dari manajemen rantai pasok yang merencanakan, mengimplementasikan, dan mengendalikan efisiensi, efektivitas aliran barang dan penyimpanan barang, jasa, serta informasi terkait dari titik asal ke titik konsumsi. Lalu menurut Ballou (2004) dalam bukunya Business Logistics/Supply Chain Management menjelaskan bahwa logistik adalah proses pengelolaan barang secara strategis, dari pengadaan bahan baku, penyimpanan, hingga pengiriman ke konsumen akhir.
Baca Juga: Apa Itu Logistik? Pengertian, Tujuan, Manfaat & Contohnya
Tugas Divisi Logistik
Divisi logistik bukan hanya sekadar mengatur pengiriman barang, tapi juga menjadi tulang punggung dalam memastikan kelancaran operasional rantai pasok perusahaan. Berikut ini adalah tugas-tugas utama divisi logistik beserta penjelasan lengkapnya:
1. Perencanaan Logistik (Logistics Planning)
Tugas ini mencakup penyusunan strategi pengelolaan arus barang dari hulu ke hilir. Perencanaan mencakup berbagai aspek seperti kebutuhan inventaris, jadwal pengiriman, pemilihan vendor, jenis moda transportasi yang digunakan, dan proyeksi biaya logistik. Tujuannya adalah memastikan setiap aktivitas logistik berjalan efisien, hemat biaya, dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau produksi. Tanpa perencanaan yang matang, perusahaan berisiko mengalami overstock, keterlambatan pengiriman, atau bahkan gangguan produksi.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Divisi logistik juga bertanggung jawab dalam mengorganisasi struktur dan alur kerja logistik secara sistematis. Ini termasuk menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas proses penerimaan barang, penyimpanan, pengiriman, dan kontrol inventaris. Pengorganisasian yang baik memungkinkan pekerjaan berjalan terkoordinasi, cepat, dan minim kesalahan, terutama pada perusahaan dengan skala distribusi besar atau multi-lokasi.
3. Pelaksanaan Operasional (Execution)
Tugas ini menekankan pada implementasi nyata dari perencanaan dan pengorganisasian yang sudah disusun. Di tahap ini, divisi logistik memastikan barang diterima tepat waktu, disimpan dengan benar di gudang, dan didistribusikan secara efisien. Pelaksanaan juga termasuk memantau pengiriman secara real-time, memastikan dokumen pengiriman lengkap, dan menangani kendala yang mungkin muncul di lapangan seperti keterlambatan atau kerusakan barang.
4. Pengawasan & Evaluasi (Monitoring & Evaluation)
Divisi logistik harus aktif melakukan kontrol kualitas dan pengawasan atas seluruh aktivitas logistik. Ini termasuk memantau stok, akurasi pengiriman, dan kepuasan pelanggan. Hasil pengawasan digunakan untuk mengevaluasi performa operasional dan menjadi dasar pengambilan keputusan berikutnya. Pengawasan yang efektif membantu perusahaan meminimalisir risiko kehilangan barang, kesalahan pencatatan, hingga pemborosan biaya operasional.
5. Pengembangan & Inovasi (Development & Innovation)
Divisi logistik juga bertugas melakukan inovasi terhadap sistem logistik yang ada. Ini mencakup penggunaan teknologi terkini seperti sistem manajemen gudang (WMS), tracking digital, hingga integrasi software ERP. Pengembangan juga berarti mengevaluasi vendor logistik, memperbarui SOP, dan menyesuaikan strategi logistik dengan perubahan kebutuhan pasar atau kebijakan pemerintah.
Fungsi Divisi Logistik
Divisi logistik memegang peranan sentral dalam memastikan proses operasional berjalan dengan efisien dan tepat waktu. Fungsinya tidak hanya terbatas pada pengangkutan barang, tetapi mencakup seluruh aspek manajemen rantai pasok yang kompleks dan dinamis. Berikut ini beberapa fungsi utama dari divisi logistik:
1. Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management)
Fungsi ini mencakup pengelolaan seluruh proses mulai dari pengadaan bahan baku, penyimpanan, hingga pengiriman produk akhir ke pelanggan. Divisi logistik bertugas menjalin kerja sama lintas bagian dan pihak ketiga agar semua mata rantai saling terhubung tanpa hambatan. Dengan pengelolaan rantai pasok yang baik, perusahaan dapat menghindari keterlambatan produksi, menurunkan biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Pengelolaan Persediaan (Inventory Management)
Divisi logistik bertanggung jawab memastikan stok barang tersedia dalam jumlah yang tepat, di waktu yang tepat, dan di tempat yang sesuai. Pengelolaan persediaan ini mencakup pencatatan masuk-keluar barang, pengaturan lokasi penyimpanan di gudang, hingga analisis perputaran stok. Sistem pengelolaan persediaan yang efisien dapat mengurangi risiko overstock (kelebihan stok) maupun stockout (kekurangan stok) yang bisa berdampak langsung pada performa bisnis.
3. Optimasi Pengiriman (Delivery Optimization)
Fungsi ini berkaitan dengan pemilihan jalur distribusi dan moda transportasi paling efektif dan hemat biaya. Tim logistik menganalisis rute terbaik, waktu pengiriman yang ideal, serta strategi pemuatan barang agar semua proses pengiriman berlangsung lancar. Optimasi pengiriman bukan hanya soal kecepatan, tetapi juga efisiensi biaya, keamanan barang, dan ketepatan waktu.
Baca Juga: Manajemen Logistik: Pengertian, Manfaat, Tugas & Fungsi
4. Koordinasi Antar Departemen
Divisi logistik berfungsi sebagai penghubung antara bagian pembelian, produksi, pemasaran, dan keuangan. Komunikasi yang baik antar departemen penting agar logistik bisa mendukung kebutuhan tiap divisi secara akurat. Misalnya, saat tim marketing merencanakan promosi besar, tim logistik harus tahu lebih awal untuk menyesuaikan volume pengiriman.
5. Manajemen Risiko (Risk Management)
Setiap kegiatan logistik memiliki risiko, mulai dari keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, hingga perubahan regulasi pemerintah. Divisi logistik berperan mengidentifikasi potensi risiko tersebut dan menyiapkan langkah mitigasi. Hal ini termasuk penggunaan asuransi barang, memiliki vendor cadangan, atau membuat SOP dalam kondisi darurat.
6. Pengelolaan Data dan Teknologi (Technology & Data Management)
Di era digital, fungsi logistik juga mencakup pengelolaan sistem informasi. Penggunaan software logistik, seperti sistem manajemen gudang (WMS), sistem tracking real-time, dan integrasi ERP membantu tim logistik bekerja lebih cepat dan akurat. Data yang dikumpulkan dari proses logistik juga bisa dianalisis untuk mengidentifikasi pola dan membuat prediksi kebutuhan masa depan.
7. Analisis Kinerja (Performance Analysis)
Divisi logistik harus rutin melakukan evaluasi terhadap kinerja operasionalnya. Indikator seperti ketepatan waktu pengiriman, biaya logistik per unit, tingkat kerusakan barang, dan kepuasan pelanggan menjadi acuan untuk perbaikan berkelanjutan. Analisis ini sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan daya saing perusahaan.
8. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (Human Resource Management)
Meski berbasis sistem, logistik tetap bergantung pada sumber daya manusia. Divisi logistik harus mampu mengelola tim kerja secara efektif, mulai dari perekrutan staf gudang dan pengemudi hingga pelatihan dan pengembangan keterampilan. SDM logistik yang andal akan berkontribusi langsung pada kualitas dan kecepatan layanan.
Kesimpulan
Divisi logistik adalah tulang punggung dari setiap operasi bisnis, yang tidak hanya mengurusi pengiriman barang, tetapi juga mencakup perencanaan strategis, manajemen persediaan, hingga koordinasi lintas fungsi. Fungsi-fungsinya menyentuh berbagai aspek penting seperti pengelolaan risiko, teknologi, serta peningkatan efisiensi proses distribusi.Di sinilah solusi seperti Mobitech, Transport Management System berbasis AI hadir sebagai mitra strategis. Dengan fitur seperti Smart Planning AI, real-time tracking, dan dashboard integratif, Mobitech membantu divisi logistik mengotomatisasi proses, meningkatkan visibilitas, serta merencanakan rute dan distribusi secara lebih akurat. Hasilnya, operasional menjadi lebih cepat, hemat biaya, dan responsif terhadap kebutuhan pasar. Bagi perusahaan yang ingin membawa logistik ke level selanjutnya, mengadopsi sistem manajemen transportasi seperti Mobitech bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan.
