Sistem ERP: Pengertian, Cara Kerja, Fungsi, dan Jenis – Mengelola bisnis di era digital bukan lagi sekadar tentang mempercepat proses kerja, tetapi juga tentang bagaimana menyatukan berbagai fungsi operasional dalam satu sistem yang terintegrasi. Inilah alasan mengapa banyak perusahaan mulai mengadopsi sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk meningkatkan efisiensi dan daya saing. ERP menjadi solusi strategis yang tidak hanya menyederhanakan pekerjaan, tetapi juga memberikan kendali penuh terhadap seluruh aktivitas bisnis, termasuk di bidang logistik.
Pengertian Sistem ERP dalam Konteks Manajemen dan Logistik
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem perangkat lunak bersifat modular yang dirancang untuk mengelola berbagai proses bisnis dalam perusahaan — mulai dari keuangan, akuntansi, persediaan, produksi, hingga sumber daya manusia — dalam satu platform yang terintegrasi. Sistem ini bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan visibilitas atas seluruh operasi bisnis.
Dalam konteks logistik, ERP berperan sebagai jembatan yang menghubungkan data dan aktivitas antara berbagai divisi, seperti gudang, pengiriman, pengadaan, dan keuangan. Misalnya, saat sebuah produk dikirim ke pelanggan, sistem ERP secara otomatis memperbarui inventaris, mencatat penjualan, dan memproses data keuangan. Hal ini mengurangi pekerjaan manual, mencegah duplikasi data, dan meningkatkan akurasi dalam pengambilan keputusan.
Baca Juga: Perbandingan TMS dan ERP untuk Kebutuhan Bisnis Anda
Bagaimana Cara Kerja Sistem ERP?
Sistem ERP bekerja dengan mengintegrasikan data dan semua proses bisnis ke dalam satu sistem pusat. Setiap modul dalam sistem ERP (misalnya modul keuangan, produksi, logistik) dapat saling berinteraksi dan mengakses data yang diperbarui secara real-time.
Sebagai contoh, saat departemen penjualan menerima pesanan, data pesanan tersebut langsung dapat diakses secara real-time oleh departemen manufaktur untuk segera memulai proses produksi, serta oleh departemen keuangan untuk menyiapkan dan mengelola faktur. Dengan alur informasi yang terintegrasi ini, seluruh departemen dapat bekerja secara sinergis dan lebih efisien.
Prosesnya kurang lebih seperti ini:
- Input Data Satu Kali: Data dimasukkan satu kali ke dalam sistem dan dapat digunakan di seluruh departemen. Misalnya, data pesanan pelanggan dapat langsung digunakan oleh bagian gudang, keuangan, dan pengiriman tanpa harus dicatat ulang.
- Pemrosesan Otomatis: Setelah data masuk, sistem ERP memprosesnya berdasarkan alur kerja yang telah ditentukan. Misalnya, pesanan yang dikonfirmasi akan secara otomatis memotong stok barang dan membuat faktur.
- Visibilitas dan Laporan: Sistem ERP menyediakan dasbor (dashboard) dan laporan yang bisa dikustomisasi, memungkinkan manajemen memantau performa bisnis secara langsung dan membuat keputusan berbasis data.
Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan ERP?
Penggunaan ERP memberikan banyak manfaat nyata bagi perusahaan lintas industri, baik skala kecil, menengah, hingga besar:
1. Integrasi Bisnis dan Akurasi Data
ERP mengintegrasikan seluruh sistem di berbagai departemen dalam satu database terpusat, mengurangi duplikasi dan kesalahan data, serta memungkinkan pembaruan informasi secara real-time.
2. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
ERP menyederhanakan aktivitas rutin seperti pemesanan, pengiriman, dan manajemen kas, sehingga mempercepat proses bisnis dan meningkatkan produktivitas.
3. Visibilitas dan Transparansi Data
Dengan satu sistem terpusat, perusahaan bisa memantau status stok, pengiriman, pesanan, dan keuangan secara real-time. Hal ini membantu mengidentifikasi masalah lebih cepat.
4. Mendukung Skalabilitas Bisnis
ERP memungkinkan perusahaan untuk mengelola pertumbuhan bisnis tanpa menambah beban kerja administratif secara signifikan.
5. Mengurangi Biaya Operasional
Dengan integrasi dan automasi, perusahaan dapat menekan biaya akibat kesalahan input, pengadaan barang yang tidak efisien, dan kelebihan stok.
6. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
ERP menyediakan alat perencanaan, simulasi, dan laporan real-time yang membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih akurat dan cepat.
Baca Juga: Kenali Perbedaan Route Planning dan Route Optimization
Jenis-Jenis Sistem ERP
Di pasaran, terdapat beberapa jenis sistem ERP yang umum digunakan. Penggunaan sistem ERP biasanya digunakan berdasarkan skala bisnis dan tingkat kebutuhannya. Berikut adalah jenis-jenis sistem ERP:
1. ERP On-Premise
Sistem ERP jenis ini diinstal di server internal perusahaan. Cocok untuk perusahaan besar yang menginginkan kontrol penuh atas data dan sistemnya.
2. ERP Cloud
Berbasis internet dan diakses melalui browser. ERP cloud menawarkan fleksibilitas dan biaya awal yang lebih rendah, sangat ideal untuk UKM atau perusahaan yang sedang berkembang.
3. ERP Hybrid
Gabungan antara cloud dan on-premise. Memberikan fleksibilitas tinggi untuk mengelola data di beberapa lokasi atau wilayah operasional.
4. ERP Vertikal (Industri Spesifik)
ERP ini dirancang khusus untuk industri tertentu, seperti manufaktur, logistik, kesehatan, atau ritel. Sistem ini dilengkapi dengan modul-modul yang relevan dan siap digunakan sesuai kebutuhan industri tersebut.
5. ERP Open Source
Cocok untuk perusahaan yang ingin sistem ERP yang bisa dimodifikasi secara bebas. Namun, jenis ini memerlukan tim TI internal yang cukup kuat untuk menangani pengembangan dan pemeliharaan.
Studi Kasus Singkat
Sebuah perusahaan logistik nasional yang sebelumnya menggunakan sistem manual mengalami kesulitan dalam mengelola ribuan transaksi setiap hari. Proses pelaporan keuangan memakan waktu hingga satu minggu, dan sering terjadi kesalahan pencatatan inventaris.
Setelah beralih ke sistem ERP berbasis cloud yang terintegrasi dengan modul logistik dan keuangan, waktu pelaporan dipangkas menjadi satu hari, dan tingkat kesalahan pencatatan turun drastis. Selain itu, transparansi terhadap proses pengiriman meningkat, sehingga pelanggan dapat memantau status barang secara langsung melalui dasbor pelanggan.
Kesimpulan
Sistem ERP adalah solusi yang tak tergantikan dalam pengelolaan bisnis modern. Dengan kemampuannya dalam mengintegrasikan seluruh proses bisnis ke dalam satu sistem, ERP membantu perusahaan menghemat waktu, menurunkan biaya, dan meningkatkan efisiensi di seluruh lini operasional — termasuk logistik.Jika Anda sudah menggunakan ERP atau sedang merencanakannya, pertimbangkan untuk mengintegrasikannya dengan Transport Management System (TMS) guna memaksimalkan efisiensi di sisi logistik, khususnya transportasi. TMS dirancang dengan fitur yang lebih spesifik dan mendalam untuk pengelolaan pengiriman, armada, dan rute. Salah satu solusi TMS terbaik yang dapat Anda andalkan adalah Mobitech, sistem berbasis kecerdasan buatan (AI) yang siap membantu logistik Anda bekerja lebih cerdas dan terukur.
